Spaces

Spaces sind isolierte, zugriffsgesteuerte Silos, in denen Ihr Team die Arbeit für einen Kunden, ein Unternehmen oder einen operativen Bereich organisiert. Jeder Space hält seinen Kontext und seine Ressourcen von allen anderen Spaces getrennt, sofern Sie sie nicht ausdrücklich verbinden. Verwenden Sie einen Space, wenn seine Inhalte eine gemeinsame Zugriffsgrenze und einen gemeinsamen Arbeitskontext haben sollen.

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In einem Space navigieren

Die aktuellen Tabs eines Space sind Automations, Resources, Connections und Linked Spaces. Pages und hochgeladene Dateien erscheinen gemeinsam unter Resources, und alles, was dort angezeigt wird, ist auf diesen Space beschränkt.

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Einen Space erstellen, umbenennen oder löschen

Wählen Sie in der Seitenleiste New Space, geben Sie unter Create a Space einen Space Name ein und erstellen Sie ihn. Um einen bestehenden Space umzubenennen, wählen Sie oben im Space seinen Namen aus und bearbeiten Sie ihn direkt. Verwenden Sie More Space actions → Delete, um ihn zu löschen, sofern dies erlaubt ist. Das Löschen eines Space entfernt seine Mitgliedschaften und Freigabeeinstellungen und kann nicht rückgängig gemacht werden. Vergewissern Sie sich, dass es sich um den richtigen Space handelt, bevor Sie Delete Space verwenden.

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Was ein Space enthält

Ein Space enthält die Ressourcen, die Personen und Agents zur Erledigung ihrer Arbeit nutzen:

• Markdown-basierte Pages, die Kontext, Analysen und Arbeitswissen bewahren
• Hochgeladene Dateien, die als Quellmaterial dienen
• Connections zu externen Systemen
• Automation-Runs

Connections stehen einem Space standardmäßig nicht zur Verfügung. Sie müssen jede Connection ausdrücklich freigeben, bevor ihre Inhalte dort verwendet werden können.

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Mitgliedschaft und Rollen

Die Mitgliedschaft bestimmt, was jede Person innerhalb eines Space sehen und ändern kann. Die folgende Tabelle vergleicht die Aktionen, die jeder Space-Rolle zur Verfügung stehen.

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Organization Owners und Admins

Organization Owners und Admins sind automatisch Mitglieder jedes Space und haben Bearbeitungszugriff. Sie können die Arbeit in der gesamten Organisation überblicken, ohne einzeln in jeden Space eingeladen zu werden.

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Space-Mitglieder verwalten

Öffnen Sie den Space und wählen Sie Manage Space Members. Mitglieder mit der erforderlichen Berechtigung können Organisationsmitglieder einladen, Space-Rollen ändern und Zugriff entziehen. Ein Nutzer, der den Space lesen kann, hat möglicherweise dennoch keine Berechtigung, dessen Mitglieder, Connections, Resources, Automations oder Verknüpfungen zu verwalten.

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Connections

Ein Space kann erst dann auf die Connections einer Organisation zugreifen, wenn sie ihm ausdrücklich freigegeben wurden. So wird verhindert, dass nicht zusammenhängende Spaces standardmäßig verbundene Datensätze sehen. Der Zugriff auf Connections wird direkt verwaltet. Verwenden Sie im Tab Connections des Space Connect to Space, um eine verfügbare Connection freizugeben, deren Eigentümer Sie sind, oder erstellen Sie eine neue Connection für den Space. Verwenden Sie Remove from Space, um die Freigabe einer Connection zu beenden, sofern Sie dazu berechtigt sind. Sobald eine Connection freigegeben ist, steht ihr konfigurierter Datenumfang den Agents, Pages und Automations des Space zur Verfügung. Unterstützte Connection-Trigger werden ebenfalls verfügbar, wenn Sie eine Automation konfigurieren.

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Spaces miteinander verknüpfen

Linked Spaces bieten eine einseitige Sicht von einem übergeordneten Space in einen oder mehrere untergeordnete Spaces. Verwenden Sie Verknüpfungen, wenn Arbeit auf der untergeordneten Ebene getrennt bleiben muss, ein anderer Space aber eine konsolidierte Sicht benötigt. Wenn ein übergeordneter Space mit einem untergeordneten Space verknüpft ist:

• Mitglieder des übergeordneten Space können die Inhalte des untergeordneten Space lesen.
• Der untergeordnete Space kann die Inhalte des übergeordneten Space nicht sehen.
• Ein untergeordneter Space kann einen anderen untergeordneten Space nicht über den gemeinsamen übergeordneten Space sehen.
• Die verknüpfte Sichtbarkeit setzt sich über weitere untergeordnete Verknüpfungen fort.

Verknüpfter Zugriff ist schreibgeschützt. Um eine Page, eine Datei, eine Automation, eine Connection oder eine andere Ressource in einem untergeordneten Space zu ändern, muss eine Person zusätzlich direktes Mitglied dieses untergeordneten Space mit der erforderlichen Rolle sein. Das Erstellen einer Verknüpfung erfordert Zugriff zur Verwaltung von Verknüpfungen in beiden Spaces. Das Entfernen einer Verknüpfung erfordert Zugriff zur Verwaltung von Verknüpfungen im übergeordneten Space. Öffnen Sie den Space → Linked Spaces, um seine Verknüpfungen zu überprüfen. Verwenden Sie die sichtbaren Steuerelemente zum Hinzufügen oder Entfernen, um Verknüpfungen zu ändern, sofern dies erlaubt ist. Das Verknüpfen verschiebt oder verschmilzt den Quell-Space nicht. Da Verknüpfungen den geerbten Zugriff beeinflussen, bestätigen Sie sowohl Quelle als auch Ziel, bevor Sie sie ändern.

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Beispiel: Ein Kunde mit mehreren Unternehmen

Angenommen, Ihre Kanzlei verwaltet die privaten Finanzen eines Kunden und sechs separate Unternehmen. Erstellen Sie einen eigenen Space für den Kunden und für jedes Unternehmen, damit deren Datensätze, Dateien und Automations nicht vermischt werden. Ihr Managementteam kann dann einen übergeordneten Space verwenden, der mit allen sieben untergeordneten Spaces verknüpft ist. Der übergeordnete Space bietet eine konsolidierte Sicht auf Kundenstimmung, Teameffizienz und aufkommende Probleme, während der Arbeitskontext jedes untergeordneten Space isoliert bleibt.

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Beispiel: Ein Admin-Space mit Überblick über mehrere Projekte

Angenommen, Ihre Organisation führt mehrere Projekte durch, jedes mit eigenem Team, eigenen Dateien, Pages, Connections und Automations. Erstellen Sie für jedes Projekt einen separaten Space, damit sein Arbeitskontext von nicht zusammenhängender Arbeit isoliert bleibt. Erstellen Sie einen Admin-Space und verknüpfen Sie jeden Projekt-Space als untergeordneten Space. Der Admin-Space bietet der Führungsebene eine konsolidierte Sicht auf Projektstatus, Blocker, Teamaktivität und aufkommende Risiken. Projektteams können den Admin-Space oder die Spaces der jeweils anderen über diese Verknüpfungen nicht sehen. Mitglieder des Admin-Space benötigen eine direkte Mitgliedschaft in einem Projekt-Space, um dessen Inhalte zu ändern.