Spaces

Les Spaces sont des silos isolés à accès contrôlé dans lesquels votre équipe organise le travail pour un client, une entreprise ou un secteur opérationnel. Chaque Space garde son contexte et ses ressources séparés de tous les autres Spaces, à moins que vous ne les reliiez explicitement. Utilisez un Space lorsque son contenu doit partager une même frontière d’accès et un même contexte de travail.

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Naviguer dans un Space

Les onglets actuels d’un Space sont Automations, Resources, Connections et Linked Spaces. Les pages et les fichiers téléversés apparaissent ensemble dans Resources, et tout ce qui y est affiché est limité à ce Space.

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Créer, renommer ou supprimer un Space

Sélectionnez New Space dans la barre latérale, saisissez le Space Name dans Create a Space, puis créez-le. Pour renommer un Space existant, sélectionnez son nom en haut du Space et modifiez-le directement. Utilisez More Space actions → Delete pour le supprimer lorsque vous y êtes autorisé. La suppression d’un Space retire ses adhésions et ses paramètres d’exposition, et elle est irréversible. Confirmez qu’il s’agit bien du Space visé avant d’utiliser Delete Space.

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Ce que contient un Space

Un Space contient les ressources que les personnes et les agents utilisent pour accomplir leur travail :

• Des pages basées sur Markdown qui préservent le contexte, les analyses et les connaissances de travail
• Des fichiers téléversés utilisés comme documents sources
• Des connexions à des systèmes externes
• Des exécutions d’automatisations

Les connexions ne sont pas offertes à un Space par défaut. Vous devez exposer explicitement chaque connexion avant que son contenu puisse y être utilisé.

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Adhésion et rôles

L’adhésion détermine ce que chaque personne peut voir et modifier dans un Space. Le tableau suivant compare les actions offertes à chaque rôle de Space.

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Propriétaires et administrateurs de l’organisation

Les propriétaires (Owners) et administrateurs (Admins) de l’organisation sont automatiquement membres de chaque Space et disposent d’un accès en modification. Ils peuvent superviser le travail dans l’ensemble de l’organisation sans avoir à être invités individuellement dans chaque Space.

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Gérer les membres d’un Space

Ouvrez le Space et choisissez Manage Space Members. Les membres disposant de l’autorisation requise peuvent inviter des membres de l’organisation, modifier les rôles dans le Space et retirer des accès. Un utilisateur qui peut lire le Space peut tout de même ne pas avoir l’autorisation de gérer ses membres, ses connexions, ses ressources, ses automatisations ou ses liens.

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Connexions

Un Space ne peut pas accéder aux connexions d’une organisation tant qu’elles ne lui ont pas été explicitement exposées. Cela empêche, par défaut, des Spaces sans rapport de voir des enregistrements connectés. L’accès aux connexions est géré directement. Dans l’onglet Connections du Space, utilisez Connect to Space pour exposer une connexion disponible dont vous êtes propriétaire, ou créez une nouvelle connexion pour le Space. Utilisez Remove from Space pour cesser d’exposer une connexion lorsque cela est permis. Une fois qu’une connexion est exposée, la portée de données configurée devient accessible aux agents, aux pages et aux automatisations du Space. Les déclencheurs de connexion pris en charge deviennent aussi disponibles lorsque vous configurez une automatisation.

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Relier des Spaces entre eux

Les Linked Spaces offrent une visibilité à sens unique d’un Space parent vers un ou plusieurs Spaces enfants. Utilisez des liens lorsque le travail doit demeurer séparé au niveau des enfants, mais qu’un autre Space a besoin d’une visibilité consolidée. Lorsqu’un Space parent est relié à un Space enfant :

• Les membres du parent peuvent lire le contenu de l’enfant.
• L’enfant ne peut pas voir le contenu du parent.
• Un enfant ne peut pas voir un autre enfant par l’intermédiaire de leur parent commun.
• La visibilité par lien se poursuit à travers les liens enfants supplémentaires.

L’accès par lien est en lecture seule. Pour modifier une page, un fichier, une automatisation, une connexion ou toute autre ressource dans un Space enfant, une personne doit aussi être membre direct de ce Space enfant avec le rôle requis. La création d’un lien exige un accès de gestion des liens dans les deux Spaces. La suppression d’un lien exige un accès de gestion des liens dans le Space parent. Ouvrez le Space → Linked Spaces pour passer en revue ses liens. Utilisez les commandes visibles d’ajout ou de suppression pour modifier les liens lorsque vous y êtes autorisé. Le fait de relier des Spaces ne déplace ni ne fusionne le Space source. Comme les liens influent sur l’accès hérité, confirmez la source et la destination avant de les modifier.

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Exemple : un client possédant plusieurs entreprises

Supposons que votre cabinet gère les finances personnelles d’un client ainsi que six entreprises distinctes. Créez un Space individuel pour le client et pour chaque entreprise afin que leurs enregistrements, fichiers et automatisations ne soient pas mélangés. Votre équipe de direction peut ensuite utiliser un Space parent relié aux sept Spaces enfants. Le parent offre une visibilité consolidée sur le sentiment des clients, l’efficacité de l’équipe et les problèmes émergents, tandis que le contexte de travail de chaque enfant demeure isolé.

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Exemple : un Space d’administration supervisant plusieurs projets

Supposons que votre organisation mène plusieurs projets, chacun avec sa propre équipe, ses fichiers, ses pages, ses connexions et ses automatisations. Créez un Space distinct pour chaque projet afin que son contexte de travail demeure isolé du travail sans rapport. Créez un Space d’administration et reliez-y chaque Space de projet en tant qu’enfant. Le Space d’administration donne à la direction une vue consolidée de l’état des projets, des obstacles, de l’activité des équipes et des risques émergents. Les équipes de projet ne peuvent pas voir le Space d’administration ni les Spaces des autres équipes par l’intermédiaire de ces liens. Les membres du Space d’administration doivent être membres directs d’un Space de projet pour en modifier le contenu.