Spaces

Gli Space sono silos isolati e ad accesso controllato in cui il tuo team organizza il lavoro per un cliente, un’attività o un’area operativa. Ogni Space mantiene il proprio contesto e le proprie risorse separati da ogni altro Space, a meno che tu non li colleghi esplicitamente. Usa uno Space quando i suoi contenuti devono condividere un unico confine di accesso e un unico contesto di lavoro.

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Navigare in uno Space

Le schede attuali di uno Space sono Automations, Resources, Connections e Linked Spaces. Le pagine e i file caricati compaiono insieme in Resources e tutto ciò che viene mostrato lì è limitato a quello Space.

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Creare, rinominare o eliminare uno Space

Seleziona New Space nella barra laterale, inserisci Space Name in Create a Space e crealo. Per rinominare uno Space esistente, seleziona il suo nome nella parte superiore dello Space e modificalo direttamente. Usa More Space actions → Delete per eliminarlo, se consentito. L’eliminazione di uno Space rimuove le sue membership e le impostazioni di esposizione e non può essere annullata. Conferma lo Space desiderato prima di usare Delete Space.

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Cosa contiene uno Space

Uno Space contiene le risorse che persone e agenti usano per completare il lavoro:

• Pagine basate su Markdown che preservano contesto, analisi e conoscenze operative
• File caricati usati come materiale di partenza
• Connessioni a sistemi esterni
• Esecuzioni delle automazioni

Le connessioni non sono disponibili per uno Space per impostazione predefinita. Devi esporre esplicitamente ogni connessione prima che i suoi contenuti possano essere usati lì.

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Membership e ruoli

La membership determina cosa ogni persona può vedere e modificare all’interno di uno Space. La tabella seguente confronta le azioni disponibili per ciascun ruolo dello Space.

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Owner e Admin dell’organizzazione

Gli Owner e gli Admin dell’organizzazione sono automaticamente membri di ogni Space e hanno accesso in modifica. Possono supervisionare il lavoro in tutta l’organizzazione senza essere invitati singolarmente a ciascuno Space.

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Gestire i membri dello Space

Apri lo Space e scegli Manage Space Members. I membri con il permesso richiesto possono invitare membri dell’organizzazione, modificare i ruoli nello Space e rimuovere l’accesso. Un utente che può leggere lo Space potrebbe comunque non avere il permesso di gestirne membri, Connections, Resources, Automations o collegamenti.

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Connessioni

Uno Space non può accedere alle connessioni di un’organizzazione finché queste non gli vengono esplicitamente esposte. Questo impedisce che Space non correlati vedano per impostazione predefinita i record connessi. L’accesso alle connessioni viene gestito direttamente. Nella scheda Connections dello Space, usa Connect to Space per esporre una connessione disponibile di tua proprietà, oppure crea una nuova connessione per lo Space. Usa Remove from Space per smettere di esporre una connessione, quando consentito. Una volta esposta una connessione, il suo ambito di dati configurato diventa disponibile per gli agenti, le Pagine e le automazioni dello Space. Anche i trigger di connessione supportati diventano disponibili quando configuri un’automazione.

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Collegare gli Space tra loro

I Linked Spaces forniscono visibilità unidirezionale da uno Space padre verso uno o più Space figli. Usa i collegamenti quando il lavoro deve restare separato a livello dei figli ma un altro Space necessita di una visibilità consolidata. Quando uno Space padre è collegato a uno Space figlio:

• I membri del padre possono leggere i contenuti del figlio.
• Il figlio non può vedere i contenuti del padre.
• Un figlio non può vedere un altro figlio tramite il padre condiviso.
• La visibilità collegata prosegue attraverso ulteriori collegamenti a figli.

L’accesso collegato è di sola lettura. Per modificare una Pagina, un file, un’automazione, una connessione o un’altra risorsa in uno Space figlio, una persona deve essere anche membro diretto di quello Space figlio con il ruolo richiesto. La creazione di un collegamento richiede l’accesso alla gestione dei collegamenti in entrambi gli Space. La rimozione di un collegamento richiede l’accesso alla gestione dei collegamenti nello Space padre. Apri lo Space → Linked Spaces per esaminarne i collegamenti. Usa i controlli visibili di aggiunta o rimozione per modificare i collegamenti, se consentito. Il collegamento non sposta né unisce lo Space di origine. Poiché i collegamenti influiscono sull’accesso ereditato, conferma sia l’origine sia la destinazione prima di modificarli.

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Esempio: un cliente con più attività

Supponi che il tuo studio gestisca le finanze personali di un cliente e sei attività separate. Crea uno Space individuale per il cliente e per ciascuna attività, in modo che record, file e automazioni non si mescolino. Il tuo team di gestione può quindi usare uno Space padre collegato a tutti e sette gli Space figli. Il padre fornisce una visibilità consolidata sul sentiment dei clienti, sull’efficienza del team e sui problemi emergenti, mentre il contesto di lavoro di ciascun figlio resta isolato.

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Esempio: uno Space Admin che supervisiona più progetti

Supponi che la tua organizzazione gestisca diversi progetti, ognuno con il proprio team, file, pagine, connessioni e automazioni. Crea uno Space separato per ogni progetto, in modo che il suo contesto di lavoro resti isolato dal lavoro non correlato. Crea uno Space Admin e collega ogni Space di progetto come figlio. Lo Space Admin offre alla leadership una vista consolidata su stato dei progetti, blocchi, attività dei team e rischi emergenti. I team di progetto non possono vedere lo Space Admin né gli Space degli altri tramite questi collegamenti. I membri dello Space Admin necessitano di una membership diretta in uno Space di progetto per modificarne i contenuti.