מערכות תקשורת מכילות לעיתים קרובות שיחות של לקוחות, צוותים ונושאים רבים. לפני חשיפת חיבור תקשורת ל-Space, הגבילו את החיבור לקבוצה הקטנה ביותר של הודעות או תמלולים שעדיין מועילה.
כך נשמר ההקשר של ה-Space רלוונטי, ונמנע מצב שבו תקשורת לא קשורה הופכת לזמינה לחברים, לסוכנים, לדפים ול-Automations שלו.
בחרו קודם את ה-Space היעד
התחילו מגבול הגישה. זהו איזה Space צריך להשתמש בנתוני התקשורת, ואשרו שהחברות בו תואמת לאנשים שאמורים להיות מסוגלים לקרוא אותם.
אם אותה מערכת תקשורת מכילה נתונים של כמה לקוחות או עסקים, השתמשו בחיבורים נפרדים בהיקף מוגבל עבור ה-Spaces שלהם, במקום לחשוף חיבור רחב אחד בכל מקום.
סננו לפני שאתם חושפים
הגדירו את היקף המקור של החיבור לפני חשיפתו ל-Space. הבקרות הזמינות תלויות בספק:
Slack
בחרו רק את ערוצי ה-Slack הרלוונטיים ל-Space. הימנעו מחשיפת ערוצים ברמת הארגון כולו או ערוצים חוצי-לקוחות כאשר ה-Space משרת לקוח או עסק אחד.
Gmail
הגבילו את ההודעות הנכללות באמצעות אחד או יותר מהקריטריונים הבאים:
- אנשי קשר ודומיינים של דוא”ל
- תוויות Gmail
- טקסט שמופיע בנושא או בגוף ההודעה
Outlook
הגבילו את ההודעות הנכללות באמצעות אחד או יותר מהקריטריונים הבאים:
- אנשי קשר ודומיינים של דוא”ל
- תיקיות Outlook
- טקסט שמופיע בנושא או בגוף ההודעה
Fathom ו-Fireflies
הגבילו תמלולי פגישות לפי כתובת הדוא”ל או הדומיין של המשתתפים. גם ב-Fathom וגם ב-Fireflies ניתן בנוסף להתאים טקסט בכותרת הפגישה.
כאשר ספק תומך בחלון ייבוא היסטורי, בחרו רק את התקופה שה-Space זקוק לה.
סקרו את המסננים בקפידה לפני חשיפת החיבור. כלל רחב של דומיין, תיקייה משותפת, ערוץ או טקסט עלול לכלול שיחות שחורגות מהלקוח או מהעסק המיועדים.
מה החשיפה מאפשרת
לאחר שתחשפו את החיבור בהיקף המוגבל, התוכן הנכלל בו יכול לשמש את:
- סוכנים שעובדים ב-Space
- פקודות דף שמוצעות על ידי סוכנים ו-Automations
- Automations שקוראות תוכן מחובר
- triggers של חיבורים הזמינים ל-Automations
ההיקף שהוגדר לחיבור נותר הגבול. תוכן שהוחרג על ידי המסננים שלו לא אמור להפוך לזמין רק משום שהחיבור מצורף ל-Space.
התחשבו ב-Spaces מקושרים
Space הורה יכול לקרוא תוכן מה-Spaces הצאצאים המקושרים אליו. הדבר כולל נתוני תקשורת שהונגשו דרך החיבורים של צאצא.
לפני חשיפת חיבור תקשורת ל-Space צאצא, סקרו הן את החברות הישירה של הצאצא והן כל Space הורה שמקשר אליו. אל תחשפו את החיבור אם אחד מהקהלים רחב יותר מהאנשים שאמורים לראות את השיחות הנכללות.
לפני חשיפת חיבור תקשורת
אשרו ש:
- ה-Space היעד מייצג את הלקוח, העסק או התחום התפעולי הנכונים.
- כל מי שיש לו גישה ישירה או מקושרת אמור להיות מסוגל לקרוא את התקשורת שנבחרה.
- מסנני הספק כוללים רק את הערוצים, האנשים, הדומיינים, התיקיות, התוויות, הפגישות או התאמות הטקסט הנדרשים.
- חלון הייבוא ההיסטורי אינו רחב מהנדרש.
- הבעלים של החיבור מבין איזה Space יקבל גישה.
לאחר החשיפה, סקרו את התוכן שהתקבל לפני שתסתמכו עליו בדפים או ב-Automations. הדקו את היקף החיבור אם מופיעה תקשורת לא קשורה. 
