İletişim sistemleri genellikle birçok müşteri, ekip ve konuya ait konuşmalar içerir. Bir iletişim bağlantısını bir Space’e açmadan önce, bağlantıyı mesajların veya transkriptlerin işe yarayan en küçük kümesiyle sınırlayın.
Bu, Space’in bağlamını ilgili tutar ve ilgisiz iletişimlerin Space’in üyeleri, agent’ları, sayfaları ve otomasyonları için erişilebilir hale gelmesini önler.
Önce hedef Space’i seçin
Erişim sınırıyla başlayın. İletişim verisini hangi Space’in kullanması gerektiğini belirleyin ve üyeliğinin, bu veriyi okuyabilmesi gereken kişilerle eşleştiğini doğrulayın.
Aynı iletişim sistemi birden fazla müşteri veya işletmeye ait veri içeriyorsa, tek bir geniş bağlantıyı her yere açmak yerine bu Space’ler için ayrı kapsamlı bağlantılar kullanın.
Açmadan önce filtreleyin
Bağlantıyı bir Space’e açmadan önce bağlantının kaynak kapsamını yapılandırın. Kullanılabilir kontroller sağlayıcıya göre değişir:
Slack
Yalnızca Space ile ilgili Slack kanallarını seçin. Space tek bir müşteriye veya işletmeye hizmet ediyorsa organizasyon genelindeki veya müşteriler arası kanalları açmaktan kaçının.
Gmail
Dahil edilen mesajları şu ölçütlerden bir veya daha fazlasıyla sınırlayın:
- Kişiler ve e-posta alan adları
- Gmail etiketleri
- Bir mesajın konusunda veya gövdesinde bulunan metin
Outlook
Dahil edilen mesajları şu ölçütlerden bir veya daha fazlasıyla sınırlayın:
- Kişiler ve e-posta alan adları
- Outlook klasörleri
- Bir mesajın konusunda veya gövdesinde bulunan metin
Fathom ve Fireflies
Toplantı transkriptlerini katılımcı e-posta adresine veya alan adına göre sınırlayın. Hem Fathom hem de Fireflies için toplantı başlığındaki metni de eşleştirebilirsiniz.
Bir sağlayıcı geçmişe dönük içe aktarma penceresini destekliyorsa, yalnızca Space’in ihtiyaç duyduğu dönemi seçin.
Bağlantıyı açmadan önce filtreleri dikkatle gözden geçirin. Geniş bir alan adı, paylaşılan klasör, kanal veya metin kuralı, hedeflenen müşteri veya işletmenin ötesindeki konuşmaları içerebilir.
Açmak neleri mümkün kılar
Kapsamlı bağlantıyı açtıktan sonra, dahil edilen içeriği şunlar tarafından kullanılabilir:
- Space’te çalışan agent’lar
- Agent’lar ve Automation’lar tarafından önerilen sayfa komutları
- Bağlı içeriği okuyan Automation’lar
- Otomasyonlar için kullanılabilen bağlantı trigger’ları
Bağlantının yapılandırılmış kapsamı sınır olmaya devam eder. Filtreleri tarafından hariç tutulan içerik, yalnızca bağlantı Space’e eklendiği için erişilebilir hale gelmemelidir.
Bağlantılı Space’leri hesaba katın
Bir üst Space, bağlantılı alt Space’lerinden içerik okuyabilir. Buna bir alt Space’in bağlantıları aracılığıyla erişilebilir hale getirilen iletişim verileri de dahildir.
Bir iletişim bağlantısını bir alt Space’e açmadan önce, hem alt Space’in doğrudan üyeliğini hem de ona bağlanan tüm üst Space’leri gözden geçirin. Kitlelerden herhangi biri dahil edilen konuşmaları görmesi gereken kişilerden daha genişse bağlantıyı açmayın.
Bir iletişim bağlantısını açmadan önce
Şunları doğrulayın:
- Hedef Space doğru müşteriyi, işletmeyi veya operasyonel alanı temsil ediyor.
- Doğrudan veya bağlantılı erişime sahip herkes seçilen iletişimleri okuyabilmeli.
- Sağlayıcı filtreleri yalnızca gerekli kanalları, kişileri, alan adlarını, klasörleri, etiketleri, toplantıları veya metin eşleşmelerini içeriyor.
- Geçmişe dönük içe aktarma penceresi gerekenden geniş değil.
- Bağlantı sahibi hangi Space’in erişim alacağını anlıyor.
Açtıktan sonra, sayfalarda veya otomasyonlarda ona güvenmeden önce ortaya çıkan içeriği gözden geçirin. İlgisiz iletişimler görünürse bağlantı kapsamını daraltın. 
