A kommunikációs rendszerek gyakran számos ügyfél, csapat és téma beszélgetéseit tartalmazzák. Mielőtt egy kommunikációs kapcsolatot elérhetővé tenne egy Space számára, korlátozza a kapcsolatot az üzenetek vagy átiratok legkisebb hasznos körére.
Így a Space kontextusa releváns marad, és megakadályozható, hogy a nem kapcsolódó kommunikáció elérhetővé váljon a tagjai, agentjei, oldalai és automationjei számára.
Először válassza ki a cél Space-t
Kezdje a hozzáférési határral. Határozza meg, melyik Space-nek kell használnia a kommunikációs adatokat, és erősítse meg, hogy a tagsága megegyezik azokkal a személyekkel, akiknek olvasniuk kell tudniuk azokat.
Ha ugyanaz a kommunikációs rendszer több ügyfél vagy vállalkozás adatait tartalmazza, a Space-jeikhez használjon külön hatókörű kapcsolatokat, ahelyett hogy egyetlen széles kapcsolatot mindenhol elérhetővé tenne.
Szűrjön, mielőtt elérhetővé teszi
Állítsa be a kapcsolat forrás-hatókörét, mielőtt elérhetővé tenné egy Space számára. Az elérhető vezérlők a szolgáltatótól függenek:
Slack
Csak a Space szempontjából releváns Slack-csatornákat válassza ki. Kerülje a szervezet egészére kiterjedő vagy több ügyfelet érintő csatornák elérhetővé tételét, ha a Space egyetlen ügyfelet vagy vállalkozást szolgál ki.
Gmail
Korlátozza a bevont üzeneteket az alábbi feltételek közül egy vagy több alapján:
- Kapcsolattartók és e-mail-domainek
- Gmail-címkék
- Az üzenet tárgyában vagy törzsében található szöveg
Outlook
Korlátozza a bevont üzeneteket az alábbi feltételek közül egy vagy több alapján:
- Kapcsolattartók és e-mail-domainek
- Outlook-mappák
- Az üzenet tárgyában vagy törzsében található szöveg
Fathom és Fireflies
Korlátozza a megbeszélések átiratait a résztvevők e-mail-címe vagy domainje alapján. A Fathom és a Fireflies esetében a megbeszélés címében szereplő szövegre is illeszthet.
Ha egy szolgáltató támogatja a historikus importálási ablakot, csak azt az időszakot válassza ki, amelyre a Space-nek szüksége van.
A kapcsolat elérhetővé tétele előtt gondosan tekintse át a szűrőket. Egy széles domain-, megosztott mappa-, csatorna- vagy szövegszabály a tervezett ügyfélen vagy vállalkozáson túli beszélgetéseket is bevonhat.
Mit tesz lehetővé az elérhetővé tétel
Miután elérhetővé tette a hatókörrel korlátozott kapcsolatot, a bevont tartalmat a következők használhatják:
- A Space-ben dolgozó agentek
- Az agentek és Automationök által javasolt oldalparancsok
- A csatlakoztatott tartalmat olvasó Automationök
- Az automationök számára elérhető kapcsolati triggerek
A kapcsolat beállított hatóköre marad a határ. A szűrők által kizárt tartalom nem válhat elérhetővé pusztán azért, mert a kapcsolat a Space-hez van csatolva.
Vegye figyelembe a kapcsolt Space-eket
Egy szülő Space olvashatja a kapcsolt gyermek Space-ek tartalmát. Ez magában foglalja a gyermek kapcsolatain keresztül elérhetővé tett kommunikációs adatokat is.
Mielőtt egy kommunikációs kapcsolatot elérhetővé tenne egy gyermek Space számára, tekintse át mind a gyermek közvetlen tagságát, mind az arra hivatkozó szülő Space-eket. Ne tegye elérhetővé a kapcsolatot, ha bármelyik közönség szélesebb azoknál a személyeknél, akiknek látniuk kell a bevont beszélgetéseket.
Egy kommunikációs kapcsolat elérhetővé tétele előtt
Erősítse meg, hogy:
- A cél Space a megfelelő ügyfelet, vállalkozást vagy működési területet képviseli.
- Mindenki, aki közvetlen vagy kapcsolt hozzáféréssel rendelkezik, olvashatja a kiválasztott kommunikációt.
- A szolgáltatói szűrők csak a szükséges csatornákat, személyeket, domaineket, mappákat, címkéket, megbeszéléseket vagy szövegegyezéseket tartalmazzák.
- A historikus importálási ablak nem szélesebb a szükségesnél.
- A kapcsolat tulajdonosa tisztában van vele, melyik Space kap hozzáférést.
Az elérhetővé tétel után tekintse át az eredményül kapott tartalmat, mielőtt oldalakon vagy automationökben támaszkodna rá. Szűkítse a kapcsolat hatókörét, ha nem kapcsolódó kommunikáció jelenik meg. 
